Privacyverklaring

1. Verantwoordelijke en contact

De hierboven genoemde Spaanse vennootschap is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij onder de naam Hola CAR Import gebruikt. Zij is ook contractspartij en factuuruitgever. U kunt privacyvragen en verzoeken sturen naar het vermelde e-mailadres of Spaanse postadres. Het Nederlandse adres is een aanvullend contactadres.

Deze verklaring gaat over de website, aanvragen, terugbelverzoeken, offertes, opdrachten, facturatie en bijbehorende communicatie. Als een bevoegde instantie of zelfstandig dienstverlener voor eigen wettelijke taken gegevens verwerkt, is die partij daarvoor zelf verantwoordelijk en kan een eigen privacyverklaring gelden.

2. Welke gegevens wij verwerken

Bij een aanvraag verwerken wij naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, taal, bericht en gekozen diensten. Een terugbelverzoek vereist een bereikbaar telefoonnummer. Voor een voertuigaanvraag verwerken wij onder meer merk, model, bouwjaar, herkomst, kenteken of het ontbreken daarvan, opgegeven waarde, verhuis- en eigendomssituatie en vervoerwensen met eventuele vertrek- en bestemmingsplaats.

Bij een opdracht kunnen factuuradres, land, fiscaal nummer, offerteversie, akkoord, bedragen, facturen, betalingsbevestiging, relevante correspondentie en noodzakelijke dossierstukken worden toegevoegd. Voor beheer verwerken wij inlog- en autorisatiegegevens en beveiligde sessiegegevens. Wij verwerken ook technische gegevens die nodig zijn voor werking en beveiliging, zoals IP-gerelateerde beveiligingskenmerken, tijdstippen, verzoekgegevens en fout- of afleverstatussen.

3. Herkomst en noodzakelijkheid

De meeste gegevens ontvangen wij van u of een door u gemachtigde persoon. Voor de opdracht kunnen gegevens afkomstig zijn van bevoegde instanties, technische deskundigen, vervoerders en andere betrokken uitvoerders. Wij vragen niet meer dan nodig en informeren u als aanvullende gegevens vereist zijn.

Zonder noodzakelijke contact-, voertuig- of factuurgegevens kunnen wij een vraag niet beantwoorden of een opdracht niet correct uitvoeren. Een telefoonnummer is niet algemeen verplicht voor de kostencalculator, maar wel voor een terugbelverzoek. Stuur geen medische gegevens, strafrechtelijke gegevens, burgerservicenummers of onnodige identiteitskopieën via het algemene formulier. Als identificatie wettelijk nodig is, spreken wij een passende overdracht af.

4. Doelen en rechtsgronden

Voor het beantwoorden van een vraag, maken van een gevraagd kostenoverzicht of offerte en uitvoeren van een opdracht gebruiken wij gegevens voor de overeenkomst of stappen op uw verzoek vóór een overeenkomst: artikel 6 lid 1 onder b AVG. Dit omvat noodzakelijke statusberichten en communicatie over uw aanvraag; daarvoor behandelen wij een aanvraag niet als toestemming voor reclame.

Voor facturen, administratie en wettelijk verplichte verstrekking geldt een wettelijke verplichting: artikel 6 lid 1 onder c AVG. Voor noodzakelijke beveiliging, fraudepreventie, beperkt technisch beheer, klachtenafhandeling en onderbouwing van rechtsvorderingen kan een gerechtvaardigd belang gelden: artikel 6 lid 1 onder f AVG. Wij wegen daarbij uw belangen en beperken de verwerking. Als toestemming nodig is, vragen wij die afzonderlijk en specifiek: artikel 6 lid 1 onder a AVG. U kunt die weer intrekken zonder de rechtmatigheid van eerdere verwerking aan te tasten.

5. Terugbelverzoeken, e-mail en betalingen

Een terugbelverzoek wordt als aanvraag opgeslagen met uw contactgegevens, het eventueel ingevulde kenteken, toelichting en de pagina of dienst waarop het betrekking heeft. Ons bevoegde team ontvangt een interne melding. Wij gebruiken die gegevens om het gevraagde contact op te nemen en de aanvraag op te volgen.

Aanvraag-, offerte-, opdracht- en factuurmails zijn functionele berichten die horen bij wat u heeft gevraagd of afgesproken. E-mailverwerking kan verzendkenmerken, afleverstatus, foutmeldingen en reacties opleveren. Betaling vindt standaard per bankoverschrijving plaats; wij vragen via de website geen betaalkaartgegevens. Wij registreren de voor facturatie en betalingscontrole noodzakelijke informatie en publiceren die niet.

6. Google, Resend en overige ontvangers

Voor hosting en technische verwerking gebruiken wij Google Firebase Hosting, Cloud Run, Firestore en Cloud Storage. Firebase Authentication ondersteunt het controleren van bevoegde beheeraccounts. Google Vertex AI/Gemini ondersteunt voertuigadvies en illustraties. Resend verzorgt het versturen en technisch afhandelen van e-mails. Voor zover deze leveranciers namens ons verwerken, gelden passende verwerkersafspraken; voor hun eigen wettelijke doeleinden kunnen zij zelfstandig verantwoordelijk zijn.

Voor een opdracht verstrekken wij noodzakelijke gegevens aan bijvoorbeeld bevoegde Spaanse instanties, ITV-stations, technische deskundigen, vervoerders, boekhoudkundige of juridische adviseurs en andere overeengekomen uitvoerders. Niet iedere ontvanger krijgt uw volledige dossier. Verstrekking aan een overheidsinstantie kan op een wettelijke verplichting of uitvoering van uw opdracht berusten. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

7. AI-ondersteuning en menselijke beoordeling

De standaard adviesvraag aan Gemini bevat voertuigkenmerken en relevante omstandigheden, zoals herkomst, verhuizing of vervoer. Wij nemen naam, e-mail en telefoon niet bewust op in die standaard prompt. De standaard beeldvraag gebruikt merk, model en bouwjaar. Vul daarom geen privégegevens in vrije voertuigvelden in. Technische identifiers en uitvoer kunnen voor de dienst worden opgeslagen.

Een AI-antwoord kan fouten bevatten. Belastingen, voertuigwaarde, vrijstellingen en documenten vereisen controle voordat er een definitieve afspraak wordt gemaakt. Wij nemen via deze website geen uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar wezenlijk gevolg voor u. Een berekening beslist niet of u een vrijstelling krijgt. U kunt toelichting en beoordeling door een medewerker vragen.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij gaan er niet van uit dat alle verwerking uitsluitend in Nederland of Spanje plaatsvindt. Cloudleveranciers, ondersteuning, e-maildiensten en globale AI-endpoints kunnen verwerking buiten de EER meebrengen. De locatie hangt af van de gebruikte dienst en de toepasselijke afspraken.

Als persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, moet daarvoor een geldige AVG-grondslag bestaan, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met waar nodig aanvullende maatregelen. Deelname aan een adequaatheidskader wordt alleen gebruikt voor een daadwerkelijk gecertificeerde en gedekte ontvanger. U kunt informatie over de voor uw gegevens gebruikte waarborgen en een kopie van relevante bepalingen vragen; vertrouwelijke gegevens van anderen kunnen daarbij worden afgeschermd.

9. Bewaartermijnen en verwijdering

Wij bewaren een lopende aanvraag zolang dat voor beantwoording, de gevraagde opvolging of een lopend voorstel nodig is. Na afsluiting bewaren wij gegevens alleen nog voor een aantoonbaar doel, zoals noodzakelijke klachtenafhandeling, een wettelijke bewaarplicht of een mogelijke rechtsvordering. De toepasselijke verjaringstermijn en een daadwerkelijk geschil bepalen dan de duur; gegevens worden niet onbeperkt bewaard alleen omdat u ooit een formulier invulde.

Contract-, factuur- en boekhoudstukken die onder de Spaanse commerciële bewaarplicht vallen, worden in beginsel zes jaar bewaard, met een langere termijn waar een andere wettelijke plicht of lopende procedure dat vereist. Niet ieder veld uit een voertuigaanvraag is daarom ook onderdeel van het fiscale archief. Beveiligingsgegevens worden slechts bewaard zolang nodig voor misbruikonderzoek en beveiliging. Wij beoordelen de noodzaak van verdere bewaring en verwijderen of anonimiseren gegevens wanneer het doel en verplichte bewaring vervallen. Een geldig verwijderverzoek behandelen wij ook als periodieke opschoning nog niet heeft plaatsgevonden.

Verwijdering uit actieve systemen betekent niet dat iedere beveiligde back-up onmiddellijk is overschreven. Resterende kopieën worden tot hun normale vervanging afgeschermd en niet voor nieuwe operationele doelen gebruikt. Bij een wettelijke blokkering bewaren wij alleen wat nodig is en beperken wij het gebruik.

10. Cookies, lokale opslag en externe links

De website gebruikt functionele browseropslag voor bijvoorbeeld taal en thema. De browser kan een persoonlijke resultaatverwijzing in de sessieopslag bewaren. Een persoonlijke link kan toegang geven tot uw dossierresultaat: deel die niet openbaar en wees voorzichtig op gedeelde apparaten.

Voor een ingelogde beheerder wordt een beveiligde HttpOnly-sessiecookie gebruikt. De beheersessie heeft een maximale geldigheidsduur van acht uur, behoudens eerder uitloggen of intrekking. De huidige eigen websitecode bevat geen advertentie- of marketingtrackers. Als wij niet-noodzakelijke tracking toevoegen, geven wij daarover vooraf informatie en vragen wij toestemming waar vereist. U kunt lokale opslag in uw browser wissen; daardoor kunnen voorkeuren of het terugvinden van een resultaat verdwijnen.

De WhatsApp-knoppen bij een resultaat of dienstaanvraag openen WhatsApp met een vooraf ingevuld bericht. Dit bevat uw ingevulde contactgegevens, voertuiggegevens, kenteken en toelichting en, waar beschikbaar, dossiernummer, relevante omstandigheden, geselecteerde diensten en kostenoverzicht. Bij het openen worden deze gegevens via de link aan WhatsApp aangeboden. U kunt het bericht daarna controleren, wijzigen en zelf versturen; de website verstuurt geen WhatsApp-bericht automatisch. Een persoonlijke toegangscode of ondertekende dossierlink wordt niet in het bericht opgenomen. WhatsApp, e-mail en andere externe diensten hebben eigen voorwaarden en privacyregels. Kies zelf of u die gebruikt.

11. Foto’s en publicatie

Een voertuigfoto kan persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld een zichtbaar kenteken, gezicht of locatie. Voor publicatie in een openbare galerij zorgen wij voor een geldige grondslag en de benodigde gebruiksrechten. Publicatie is geen noodzakelijke voorwaarde voor een gewone importaanvraag. Vraag verwijdering of bezwaar als u zichzelf of uw voertuig ten onrechte herkenbaar gepubliceerd ziet.

De uploadverwerking zet galerijbeelden om naar een webformaat en neemt standaard geen oorspronkelijke EXIF-velden over. Dit vervangt geen controle op zichtbare persoonlijke gegevens in de afbeelding. Openbaar gepubliceerde beelden kunnen door bezoekers of derden worden gekopieerd; latere verwijdering op onze site verwijdert niet automatisch zulke kopieën.

12. Beveiliging en vertrouwelijkheid

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder beperkte beheerrechten, beveiligde verbindingen, beschermde dossieropslag, sessiebeveiliging en maatregelen tegen overmatig of ongeoorloofd gebruik. Alleen personen die gegevens voor hun taak nodig hebben, behoren toegang te krijgen. Beveiliging is nooit een absolute garantie; meld een vermoedelijk lek via het contactadres zonder onnodig gevoelige gegevens mee te sturen.

Bij een inbreuk beoordelen wij risico’s en informeren wij de toezichthouder en betrokken personen wanneer de AVG dat vereist. Wij publiceren geen dossiers in de sitemap. Het verzoek aan zoekmachines om juridische pagina’s niet op te nemen is geen toegangsbeveiliging en voorkomt niet dat iemand die pagina rechtstreeks bezoekt.

13. Uw rechten en behandeling van verzoeken

U kunt inzage, correctie, verwijdering, beperking en, waar toepasselijk, overdraagbaarheid van uw gegevens vragen. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken op grond van uw bijzondere situatie. Tegen direct marketing kunt u altijd bezwaar maken. Toestemming kunt u intrekken wanneer verwerking daarop berust.

Mail uw verzoek en vermeld voldoende gegevens om het dossier te vinden. Wij vragen alleen een proportionele identiteitscontrole als er redelijke twijfel is; stuur niet ongevraagd een volledig identiteitsbewijs. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan de wettelijke verlenging van maximaal twee extra maanden gelden; wij melden dat binnen de eerste maand met uitleg. Een wettelijke uitzondering of weigering wordt gemotiveerd, inclusief uw klacht- en rechtsmogelijkheden. In beginsel is een verzoek kosteloos; alleen waar de AVG dat toestaat kan een vergoeding of weigering volgen.

14. Klacht, wijzigingen en bereikbaarheid

Bespreek een privacyklacht bij voorkeur eerst met ons, zonder dat dit een voorwaarde is om naar een toezichthouder te gaan. U kunt een klacht indienen bij de Spaanse Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), www.aepd.es, en in toepasselijke gevallen bij de toezichthouder van uw woon- of werkland, zoals de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. U kunt ook gebruikmaken van beschikbare rechtsmiddelen.

Wij passen deze verklaring aan wanneer verwerking of wetgeving daarom vraagt en vermelden de herzieningsdatum. Een wijziging is geen toestemming voor een nieuw onverenigbaar doel. Als nadere informatie of toestemming verplicht is, regelen wij dat vóór die nieuwe verwerking.